December 5, 2017
E-office system for State Govt offices from January 2018
Bengal is a leading state in the country when it comes to e-governance, and has been recognised as such through various awards, both by the Central Government and private organisations. Various websites and other initiatives have been rewarded with the National Awards for e-Governance, SKOCH Award, Golden Peacock Award, etc.
To further this initiative, the Bengal Government has decided that from January 2018, government offices would be converted into e-offices.
All paper documents of all departments would be scanned in a step-by-step manner and stored online. Easy retrieval systems would be put in place and communicated to all concerned officials.
E-governance, initiated by the Trinamool Congress Government, has led to massive transparency in the running of the State Government, a far cry from the ways of the previous Left Front Government.
Another advantage is that there is no chance of the loss or misplacement of files. Also, one need not go from one table to another or from room to another to get hold of a file – everything is available at the end of a few clicks.
Among the many online systems implemented by the government are the Government Receipt Portal System (GRIPS) of Finance Department, e-tendering (now all tenders issued by the government are done so online), online single-window clearance system for large-scale industries, etc.
Source: Anandabazar Patrika
২রা জানুয়ারী থেকে রাজ্য সরকার চালু করছে ই-অফিস ব্যবস্থা
২রা জানুয়ারী, ২০১৮ থেকে রাজ্যে ফাইলের জায়গা নেবে ই-অফিস। কর্মীদের টেবিলে থাকবে কম্পিউটার। সেখানেই তৈরি হবে ফাইল। মাউসের এক ক্লিকেই কম্পিউটারে ভেসে উঠবে ফাইলের একের পর এক পাতা।
টেন্ডার দেওয়া, কর ব্যবস্থার হিসেব, এমনকী ফাইল ট্র্যাকিংয়ের মতো বহু কাজ এখন ই-অফিসের মাধ্যমে হচ্ছে।
সরকারি আইন ও মামলা সংক্রান্ত ফাইল, কোনও তদন্তের ফাইল, সরকারের নীতি সংক্রান্ত ফাইল, বেশি দামে কেনাকাটার কোনও ফাইল— দৈনন্দিন প্রয়োজনে লাগা এই গুরুত্বপূর্ণ ফাইলগুলি অপরিবর্তিত অবস্থায় থাকবে। তবে এই ধরনের ফাইলের স্ক্যান করা প্রতিলিপি রাখা থাকবে ই-অফিসে। পরের ধাপে এর বাইরে থাকা ফাইলগুলি শুধু স্ক্যান করে ই-অফিসে রেখে দেওয়া হবে। এখন বিভিন্ন দপ্তর তাদের ফাইলের তালিকা তৈরি করছে।
সরকারি অধিকর্তাদের মতে, যে কাজ করতে দু’মাস লাগতো, ই-অফিসে সেটাই হতে পারে কয়েক দিনে। ই-অফিস থেকে ফাইল হারানোর সম্ভাবনা নেই। নিয়ম মেনে কাজ করলে ফাইল খুঁজে বের করতে বেশি সময় লাগার কথা নয়। আবার, ফাইলের রেকর্ড একবার সার্ভারে চলে গেলে তা নষ্ট করা কঠিন।
কম্পিউটারে ফাইলের তথ্য-ভাণ্ডার থাকলে দপ্তরের মন্ত্রী-সচিবরা সহজেই কাজের অগ্রগতি দেখে নিতে পারবেন। প্রতিটি দপ্তরের সব তথ্য মজুত থাকবে রাজ্য সরকারের কেন্দ্রীয় সার্ভারে।
